Руководитель и информационная перегрузка

РуководительВас назначили руководителем, тогда правомерно можно будет вас поздравить, так как в выдвижении на руководящую должность есть немало плюсов (более высокая зарплата, льготы или интересная работа, о которой вы всю жизнь мечтали), но не стоит обольщаться – есть и минусы.

В частности, вам придется иметь дело с огромным потоком информации, предстоит знакомиться с большим объемом корреспонденции, писать множество отчетов, фиксировать результаты деятельности команды. Это занимает очень много времени, а ведь надо еще и выполнять свою работу. Согласитесь, что это так.

Откуда же берется вся эта информация?

В настоящее время появилось множество новых средств для мгновенной коммуникации и передачи данных – мобильник, интернет, голосовая почта, электронная почта, теле- и видеоконференции, а несмотря на то что все эти технические новинки облегчают доступ к информации, пользование ими является прерогативой ограниченного круга людей. Но каждому хочется получать информацию как можно быстрее. Так, например, многие клиенты привыкли совершать сделки одним нажатием клавиши на компьютере. Они уже не хотят ждать, пока бесчисленное количество бумажных копий документа пройдет через десятки рук, прежде чем попадет к нужному работнику.

Деловые структуры претерпели большие изменения, и многие проекты в настоящее время выполняются множеством независимых подрядчиков, что требует качественной и быстрой коммуникации между многочисленными группами людей.

Зачастую нам трудно бывает справиться с таким потоком информации. Вы утопаете в нем и не находите времени для решения более важных задач. Однако мы вас обрадуем: у вас есть возможность контролировать ситуацию и концентрировать внимание на своих основных обязанностях.

Оцените серьезность проблемы

Хотя информационная перегрузка является относительно новым явлением, она создает немало проблем.

Многие из нас чувствуют, что с непрерывным потоком поступающих сведений надо как-то справляться, если хочешь успешно работать, но чтобы пробиться сквозь горы информации, требуется все больше времени. Его дефицит все чаще становится причиной стресса в наши дни. Достоверно известно, что две трети менеджеров страдают от постоянно повышающейся нагрузки, а одна треть отмечает ухудшение состояния здоровья, связанное с информационной перегрузкой.

Что же из этого следует? Информационная перегрузка существенно влияет на возникновение стресса, который, в свою очередь, сказывается на всех областях жизни и проявляется повышенной тревожностью, ослаблением краткосрочной памяти, ухудшением внимания и снижением способности принимать решения. Все эти факторы мешают работать, особенно людям, занимающим руководящие должности. Однако эту проблему можно научиться контролировать.

Возьмите проблему под контроль

Управление потоком информации – это вопрос дисциплины. Чтобы руководить данным процессом, необходимо установить для себя лимит времени, которое вы готовы тратить на прием и обработку информации, путем ведения ежедневника.

Прежде всего определите границы возможного и создайте собственную систему информационного менеджмента. Это может быть и выделение определенного времени на ознакомление с электронной почтой и так далее. Установите определенные критерии фильтрования информации, чтобы четко знать, какая будет до вас доходить, а какая отсеется. Для этого, возможно, придется определить приоритеты, которые предусматривают, что будут уничтожаться все сообщения по электронной почте, имеющие низкую степень значимости, что вы будете отвечать на телефонные звонки только тех людей, с которыми вам хочется побеседовать, и лишь вскользь просматривать поступающие данные, прежде чем решать, что с ними делать дальше. Не стоит волноваться, что при этом может утеряться что-то существенное. Если эти данные действительно столь важны, то они обязательно дойдут до вас каким-то другим путем.

Совет: определите круг информации, которая отнимает у вас много времени, и исключите ее из списка своих дел. Например, вы можете попросить вычеркнуть себя из перечня адресатов циркулярных писем, рассылаемых в рамках компании, обратиться к системному администратору с просьбой установить хороший фильтр для спама в своей электронной почте или поручить сотруднику делать короткие аннотации присылаемых вам протоколов совещаний или отчетов.

Почитать другие статьи на блоге:






Оставить ответ

Вы можете использовать эти HTML тэги

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Антибот, достали спамом! * Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.