Защита от информационной перегрузки

РуководителиВ прошлой статье мы говорили о необходимости информации, ее важности для вас, как руководителя. Отметили, что в настоящее время информационный поток несет в себе как полезные, так и бесполезные сведения, которые являются причиной лишней траты время, а зачастую – причиной информационных перегрузок.

Ранее мы рассмотрели некоторые способы защиты руководителей от информационных перегрузок.

В настоящей статье мы продолжим развивать эту тему и приведем ряд приемов, которые защитят вас от губительного действия чрезмерного количества информации.

Повысьте эффективность поиска информации

Когда вам нужна какая-то информация, например, в ходе написания отчета или исследования нового рынка, постоянно руководствуйтесь принципом Парето, который гласит, что в 20 процентах всех получаемых вами сведений содержится 80 процентов необходимой информации. Сейчас мы имеем доступ к такому огромному количеству сведений, что опасения упустить нечто важное заставляют нас тратить слишком много времени на их изучение.

Совет: помните, что до появления интернета людям приходилось принимать решения в условиях дефицита информации. Для этого требовалось такое качество, как чутье менеджера. Наряду с накоплением знаний развивайте в себе и интуицию. И то и другое еще не раз пригодится вам в карьере.

Чтобы с максимальной эффективностью подойти к процессу поиска информации, найдите основной ее источник и приучите себя обращаться за сведениями только к нему. Вам уже известны качественные сайты в интернете, где содержатся самые важные данные, необходимые вам в работе. Зачем же попусту тратить время, выискивая информацию в другом месте? Если вам сложно найти такие сайты, поручите эту работу кому-нибудь из подчиненных. Так вы сэкономите время.

Ищите только те сведения, которые представляют важность для вашей работы в целом, для какого-то проекта, который вы разрабатываете и так далее. Постоянно руководствуйтесь принципами менеджмента времени и ведения ежедневника, которые в равной степени применимы и для борьбы с информационной перегрузкой.

Например, поиски в интернете является увлекательным и захватывающим занятием. Каждая новая ссылка уводит вас все дальше и дальше, сообщая вам очень интересные, но совсем необязательные детали. Определите для себя, сколько времени вы можете потратить на каждый выход в интернет. Выбирайте только важные сведения, оставляя все прочие без внимания. Зачастую это удается сделать, просмотрев только пару сайтов, а вся остальная информация не приносит практически никакой дополнительной пользы.

Совет: чем сильнее вы ограничите свои поиски, тем эффективнее окажется результат. Основную часть требуемой информации, как правило, удается получить примерно за первые десять минут поиска.

 Учитесь говорить «нет»

Не превращайтесь в «свалку» информации. Если вы по уши завалены работой, то даже не намекайте, что готовы взять на себя какие-то дополнительные обязанности. Следите за тем объемом работы, который проходит через ваши руки, и вежливо, но решительно откажитесь от лишней нагрузки.

Чтобы спокойно поработать, отключите мобильный телефон. Так вы сможете сами определять, с кем и когда хотите поговорить. Если вы кому-то срочно нужны, он найдет способ связаться с вами.

Учитесь освобождаться от ненужных вещей

Смело уничтожайте бумаги и файлы, утратившие актуальность. В любой момент, когда они понадобятся, вы сможете вновь получить их, причем с более полными и свежими данными.

Воспользуйтесь подсобными средствами

Конечно, на первый взгляд кажется нелепым прибегать к техническим средствам для решения проблем, которые этой же самой техникой и созданы, однако в последнее время есть немало электронных устройств, которые помогают справиться с информационной перегрузкой. К их числу, например, относятся электронные блокноты и карманные компьютеры. Они позволяют во время поездок читать электронную почту, писать и редактировать документы, планировать встречи, составлять отчеты и даже читать газеты.

Управление электронной почтой

Что вы делаете с сообщениями, поступившими к вам по электронной почте, после того, как они прочитаны? Если информация представляет важность, то вам, вероятно, захочется сохранить ее для дальнейшего использования. Однако если вы будете накапливать такие сведения без всякой системы, то не только потеряете время, пытаясь впоследствии отыскать их, но и можете причинить вред всей компьютерной системе, которая не справится с таким объемом информации.

Выясните, имеется ли в вашей компании система сохранения и архивирования электронных посланий. Обычно она создается на случай правовых споров и разногласий. Если такая система существует, воспользуйтесь ею. Проконсультируйтесь на этот счет с системным администратором или воспользуйтесь справкой своего компьютера. Это существенно облегчит вашу жизнь.

Если вы накопили большой объем информации, которая постоянно должна быть под руками, создайте собственную файловую систему. Например, вы можете рассортировать всю корреспонденцию по папкам, систематизированным:

- по именам клиентов или поставщиков;

- по названиям проектов;

- по датам получения; я по темам.

Используйте в папках подразделы. Так, например, в папке какого-то конкретного проекта можно выделить подразделы по годам или месяцам. Впоследствии это позволит вам с легкостью определить, какие сведения и когда можно заархивировать и передать на общий сервер компании.

Совет: чтобы сэкономить место в памяти электронной почты, вы можете скопировать важные сообщения по какому-то проекту или программе в другие приложения. Например, вы можете создать в Word папку под названием «Переписка по проекту», в которую будут помещаться важные сообщения. В этом случае другие сотрудники смогут получить доступ к информации, если вы по какой-то причине отсутствуете на рабочем месте, а вам самим будет намного легче отыскать нужные сведения.

Почитать другие статьи на блоге:






Оставить ответ

Вы можете использовать эти HTML тэги

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Антибот, достали спамом! * Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.