Эффективный способ сообщения решения в бизнесе

решения в бизнесеИтак, решение принято. Следующим делом нужно сообщить об этом коллегам по бизнесу. Но порой принять решение проще, чем сообщить об этом, поскольку люди склонны принимать в штыки любые изменения, особенно если это будет означать для них увеличение объема работы. Если вы стали руководителем недавно, то вам в этом случае будет еще труднее, поскольку вы еще не уверены в себе и не успели завоевать авторитет.

Необходимо постараться, чтобы известие о решении было воспринято именно так, как вам желается. Мало просто сообщить результаты своих размышлений. Надо помнить о внутренних ценностях, убеждениях и мотивации людей, которым адресованы ваши слова. В этом случае вы сможете построить коммуникацию так, чтобы эффективно донести до них суть вашего решения. Поэтапно рассмотрим эффективный способ доведения информации коллегам о принятом вами решении.

Оценка ситуации

Умение доходчиво и убедительно донести свое решение до слушателей зависит от вашей способности точно оценивать ситуацию и учитывать социально-политические нюансы во взаимоотношениях коллег. Одним это удается интуитивно, другим необходимы определенные «инструменты», помогающие высказать нужную мысль в нужное время. Сюда входят, например, анонимные опросы общественного мнения среди сотрудников, позволяющие им без страха наказания высказываться на злободневные темы. Вместе с тем можно предварительно поговорить с хорошо информированным коллегой, который знаком с обстановкой, сложившейся среди работников вашего предприятия.

Создание условий

Если вы проводите переговоры или совещание, то целесообразно сначала объяснить слушателям, с какой целью они здесь собрались. В противном случае вы, вероятно, столкнетесь с дискуссиями на второстепенные темы, не имеющими отношения к повестке дня. Сначала четко изложите предпосылки принятого решения и убедитесь, что они всем понятны. Если всем известна исходная ситуация, это сэкономит массу времени и предотвратит последующие толки и слухи.

Четко обозначив свою цель, вы сможете также вернуть совещание к намеченной повестке дня, если дискуссия отклонится в сторону.

Изучение настроения аудитории

Чтобы сообщить сотрудникам вашего предприятия о принятом решении, иногда требуется сильная психологическая связь с аудиторией. Для этого необходимо знать, что беспокоит слушателей и чего они ожидают. Поинтересуйтесь, что они думают о теме совещания, и выясните, каковы их надежды и опасения. Оценив интересы и мотивацию аудитории, вы сможете наилучшим образом преподнести ей свое решение. Порой докладчики с удивлением отмечают, что слушатели вовсе не разделяют их взгляд на ситуацию, поэтому такая предварительная проверка убережет вас от того, чтобы по оплошности «нажать не на ту кнопку».

Совет: если вам приходится излагать противоречивое решение и вы опасаетесь, что о вас сложится мнение как о непоследовательном человеке, то лучшей политикой в данном случае будет искренность. Прямо укажите на имеющиеся в решении нестыковки и скажите слушателям, что на их месте вы тоже испытывали бы подобные чувства. Это смелый шаг, который обезоруживает потенциальных критиков и демонстрирует окружающим, что вы чувствуете настроение аудитории. Разрядив таким образом обстановку, вы можете поинтересоваться мнениями слушателей по данной теме, что, в свою очередь, даст вам возможность изложить собственные соображения.

Увязка выступления с интересами работников

Зачастую решение воспринимается сотрудниками негативно потому, что они не могут увязать его со своими интересами и целями. Если между выступающим и слушателями нет точек соприкосновения и общих интересов, то выступление теряет смысл. Чтобы не допустить этого, лучше начать со слов, которые как бы устанавливают между вами незримую связь: «Как всем известно...» и так далее. Люди, хорошо владеющие искусством коммуникации, уделяют настроениям аудитории первостепенное значение. Вам придется проделать большую домашнюю работу как на формальном, так и на неформальном уровнях, чтобы убедиться в том, что вы хорошо разбираетесь во взглядах и потребностях работников.

Использование простых и образных слов

Часто специалисты различных областей, насыщают свою речь техническими терминами или жаргонными выражениями, предполагая, что эти слова понятны коллегам. Но это не так. Готовясь к выступлению, следует выяснить, насколько аудитория знакома с темой вашего выступления, и соответственно адаптировать свой лексикон. Если слушатели не столь подкованы в техническом отношении, как вы, используйте примеры, анекдоты, аналогии, метафоры. Не забывайте, что можете сделать свое выступление более доступным, если будете использовать визуальные средства. Иногда могут помочь юмор или драматические приемы, но все-таки лучше их использовать осмотрительно и в небольших дозах.

Повтор ключевых моментов

Сказать что-то один раз не всегда достаточно. Если решение, о котором вы рассказываете, относится к разряду непопулярных, то вам необходимо преодолеть инерцию коллег, а этого можно добиться только путем повторения. Как правило, в ходе коммуникации слушатели усваивают только три ключевых момента. Их необходимо представить в различных вариантах, соответствующих различным стилям коммуникации. Кроме того, эти моменты целесообразно довести до слушателей посредством разных каналов коммуникации и представить с разных точек зрения. Например, после презентации вы можете написать инструкцию на данную тему. В результате все сотрудники ознакомятся с принятым решением, даже если и не согласны с ним.

Совет: помните, что слушатели внимательно следят за тем, что и как вы говорите, а затем еще и обсуждают все вами озвученное. Поэтому следите за тем, чтобы ваше поведение соответствовало словам. Например, чтобы подчеркнуть серьезность своих слов, надо смотреть в глаза человеку, с которым говорите. Не забывайте, что некоторые жесты ассоциируются с неискренностью. Их следует избегать. К таким движениям относятся, в частности, прикрывание рта рукой, касание пальцем носа, частое моргание и так далее.

Учет мнений коллектива

Умение донести до коллектива предприятия свою мысль непосредственно связано с вашей способностью выслушивать его мнение. Очень часто мы полагаем, будто нам известно, о чем думают окружающие и что они могут сказать. Однако, заранее настроившись на это, мы пропускаем мимо ушей то, что действительно было сказано. В результате нарушается коммуникация. Чтобы избежать этого, научитесь внимательно слушать людей. Не делайте скоропалительных выводов об их позиции. Относитесь к ним с уважением и демонстрируйте искреннее желание выслушать людей и досконально разобраться в их словах.

Совет: многие люди склонны негативно относиться к любым переменам, поэтому не ожидайте от них сразу слишком многого. Установите психологическую связь со слушателями, демонстрируя им свое понимание их чувств и забот. Например, вы можете сказать, что в последнее время им приходилось работать в очень напряженной обстановке или выполнять задачи, к которым коллектив не был готов.

Подготовив почву, вы можете объяснить общие задачи, стоящие перед компанией, и возможности их решения путем структурной перестройки, которая благотворно скажется на всех. Используйте свое чутье и здравый смысл, чтобы вовремя остановиться, если того требует аудитория. А к этой теме вы вернетесь как-нибудь в другой раз.

Обращение внимания на проблемы коллектива

Точно так же, как вы должны учиться слушать коллектив, необходимо добиваться, чтобы и он услышал вас. Пока слушатели не увидят, что их заботы и беспокойства воспринимаются серьезно и конструктивно, они будут настороженно относиться к вашим решениям и плохо отзываться о них в присутствии тех, кто сам не слышал ваших объяснений. Чтобы вас правильно поняли, надо быть уверенным и в содержании того, что вы хотите сообщить слушателям, и в целях, которые перед собой ставите. Вы должны точно передать имеющуюся информацию и при этом помнить, что необходимо демонстрировать убежденность в своих словах. Завершая общение, следует спросить у слушателей, что они думают по поводу сказанного. Это даст вам возможность исправить возможное недопонимание и еще раз пройтись по ключевым моментам своего сообщения.

Обобщение

Сначала сообщите коллективу, о чем вы собираетесь ему поведать, затем расскажите это, а потом поговорите о том, что вы рассказали. Хотя это кажется преувеличением, но на самом деле речь идет о ценном методе эффективной передачи информации.

Общее правило состоит в том, что вы должны использовать простые и понятные слова для передачи слушателям не более чем трех основных аспектов своего выступления. Подкрепляйте свои мысли примерами, проводите аналогии и все время наблюдайте за тем, как аудитория реагирует на ваши слова. Если лица коллег выражают непонимание, измените стиль речи и попытайтесь объяснить то же самое в более простой форме. Если вы видите, что люди напрягают слух, чтобы расслышать вас, говорите громче. Очень важно постоянно чувствовать коллектив, наблюдать за ним, уважать коллег и их точку зрения, даже если она не совпадает с вашей.

Почитать другие статьи на блоге:






Оставить ответ

Вы можете использовать эти HTML тэги

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Антибот, достали спамом! * Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.